Phần mềm BHTN giúp quản lý các nghiệp vụ trong quá trình giải quyết BHTN đối với người lao động; giúp cho công tác quản lý, thống kê, báo cáo luôn được chính xác và kịp thời. Đồng thời, người lao động tiết kiệm được thời gian, giảm chi phí; góp phần giảm giấy tờ thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng phục vụ người lao động, thực hiện cải cách cách đơn giản hóa thủ tục hành chính.   

Với hơn 70.000 hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp thất nghiệp mỗi năm, việc quản lý khối lượng lớn hồ sơ BHTN này bằng phương pháp thủ công là gần như không thể. Vì vậy, Trung tâm Dịch vụ việc làm Bình Dương đã xây dựng và hoàn thiện phần mềm BHTN theo yêu cầu quản lý thực tế tại địa phương. Với định hướng ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả công việc, ngoài phần mềm BHTN, Trung tâm cũng xây dựng các phần mềm nghiệp vụ khác như giới thiệu việc làm, phần mềm tra cứu thông tin cho người lao động, phần mềm một cửa, phần mềm đào tạo, phần mềm lưu trữ hồ sơ.Người lao động dễ dàng tra cứu thông tin tại Trung tâm

Trong đó, phần mềm một cửa gồm các thành tố như: Phần mềm quản lý mã vạch và in đơn, phần mềm lấy số thứ tự và gọi số, phần mềm tiếp nhận hồ sơ. Cụ thế, phần mềm quản lý mã vạch, in đơn được cài đặt tại quầy hướng dẫn, làm nhiệm vụ quét mã vạch (đối với người lao động đã có mã vạch) và in các biểu mẫu tương ứng với nhu cầu của người lao động.

Ví dụ như người lao động đến thông báo việc làm hàng tháng, hoặc người lao động có nhu cầu chuyển hướng đi nơi khác, sau khi quét mã vạch, thông tin người lao động sẽ được hiển thị trên màn hình. Lúc này, nhân viên chỉ cần chọn lại biểu mẫu để phần mềm in ra. Như vậy, người lao động chỉ cần ghi thêm một vài thông tin thay đổi, các thông tin khác đã được in sẵn. Việc này giúp tiết kiệm được thời gian cho người lao động, giảm bớt sự khó khăn, lúng túng khi phải ghi nhiều thông tin trong các biểu mẫu quy định.

Với phần mềm lấy số thứ tự, đối với người lao động lần đầu đến Trung tâm, nhân viên hướng dẫn sẽ bấm lấy số thứ tự. Trường hợp người lao động đã có phiếu hẹn (trên phiếu hẹn có mã vạch) thì nhân viên sẽ quét mã vạch để lấy số thứ tự.  Phần mềm sẽ kiểm tra xem quầy nào còn ít người lao động chờ nhất sẽ lấy số thứ tự cho người lao động vào quầy đó. Tại mỗi quầy, có màn hình hiển thị số thứ tự đang xử lý, hình ảnh và tên của nhân viên tiếp nhận.

Phần mềm tiếp nhận hồ sơ, tư vấn việc làm và học nghề làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ, phát sinh mã vạch, in phiếu hẹn và gửi thông tin về các phòng nghiệp vụ để xử lý và trả kết quả. Phần mềm được kết nối dữ liệu đến phần mềm BHTN, phần mềm giới thiệu việc làm, phần mềm đào tạo để lấy thông tin. Ví dụ, khi người lao động đến nhận kết quả, nhân viên tại quầy sẽ quét mã vạch để lấy thông tin cá nhân người lao động.

Dựa trên thông tin đó, nhân viên sẽ tra cứu thông tin việc làm, học nghề ngay trên phần mềm một cửa để tư vấn cho người lao động. Do đã được kết nối thông tin, nên nhân viên chỉ cần ngồi tại quầy đã có đầy đủ thông tin cần thiết. Vào cuối ngày, nhân viên tại quầy sẽ bàn giao hồ sơ về cho các phòng chuyên môn.

Bắt đầu từ tháng 8/2015, người lao động nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp tại Trung tâm Dịch vụ việc làm Bình Dương được cấp mã vạch hai chiều. Trong mã vạch chứa một số thông tin về khách hàng như số chứng minh thư nhân dân, ngày nộp hồ sơ… Những thông tin này được mã hoá để đảm bảo chỉ phần mềm một cửa mới có thể giải mã được.

Trước đó, khi chưa được ứng dụng công nghệ thông tin để mã hóa các thông tin trên mã vạch, nhân viên phải mất thời gian nhập dữ liệu về thông tin cá nhân người lao động. Mặt khác, khi tiếp nhận và giải quyết nhiều hồ sơ có thể dẫn đến sai sót trong quá trình nhập dữ liệu. Việc sử dụng mã vạch có ưu điểm hơn vì nhân viên chỉ cần dùng thiết bị đọc mã vạch để tra cứu thông tin người lao động, in các biểu mẫu, xác nhận việc nhận quyết định hưởng, thông báo tìm việc làm.

Ngoài ra, Trung tâm còn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ hồ sơ BHTN. Để công tác lưu trữ hồ sơ hưởng BHTN được khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, Trung tâm đã tiến hành scan hồ sơ BHTN bằng phần mềm riêng. Tất cả hồ sơ scan được lưu trữ trên hệ thống phần mềm và có lưu trên ổ cứng dự phòng. Khi cần tra cứu hồ sơ thì chỉ cần đăng nhập phần mềm, tìm kiếm theo họ tên hoặc theo số chứng minh nhân dân là tìm được và có thể in hồ sơ ngay, không cần mất thời gian ra kho để lấy.

Theo đánh giá từ các Trung tâm Dịch vụ việc làm, đối với Trung tâm, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết chính sách BHTN đã giúp hình thành được hệ thống quản lý, tác nghiệp hiện đại, chính xác, hạn chế sai sót, tiết kiệm thơi gian và nhân lực, tăng tính chuyên nghiệp và nâng cao hiệu quả công việc. Đối với người lao động, lợi ích lớn nhất là giảm được thời gian chờ đợi; thời gian được tư vấn sẽ nhiều hơn, chất lượng tư vấn được đảm bảo; giảm thiểu được các thủ tục không cần thiết; được tiếp cận các thủ tục văn minh, đơn giản, giải quyết nhanh chóng mọi nhu cầu hợp lý của người lao động. Có thể khẳng định, ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại lợi ích cho cả các Trung tâm và người lao động.

Theo Phòng Bảo hiểm Thất nghiệp – Cục Việc làm (Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội), việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chính sách BHTN là rất cần thiết, đáp ứng yêu cầu hội nhập. Do đó, “tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin” là một trong những yêu cầu được đơn vị đưa ra trong thời gian tới đối với các đơn vị giải quyết chính sách BHTN.

Theo đó, cần tập trung đầu tư công nghệ thông tin, bảo đảm sự đồng bộ các yếu tố về công nghệ, kỹ thuật gắn kết với cải cách hành chính, phương thức làm việc trong tổ chức thực hiện BHTN. Thực hiện chia sẻ, kết nối thông tin, cơ sở dữ liệu giữa các cơ quan lao động – thương binh và xã hội, BHXH, kế hoạch – đầu tư, thuế, tài chính, đơn vị sử dụng lao động và người lao động trong việc quản lý, thu thập, tổng hợp, lưu trữ, cung cấp thông tin thị trường lao động, giải quyết các chế độ BHTN cho người lao động. Cùng với đó, xây dựng phần mềm hỗ trợ việc kết nối giữa Trung tâm Dịch vụ việc làm và doanh nghiệp trong việc khai báo nhu cầu sử dụng lao động, tuyển dụng lao động, thông báo biến động lao động trên địa bàn./.