Là vùng đất giàu truyền thống cách mạng, toàn tỉnh Phú Thọ hiện có 17.825 liệt sĩ, 295 cán bộ lão thành cách mạng, 604 cán bộ tiền khởi nghĩa, 16.239 thương binh, 5.807 bệnh binh, 10.379 người hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hóa học, 1.221 Bà mẹ Việt Nam Anh hùng, trên 150.000 người hoạt động kháng chiến giải phóng dân tộc…

Theo thống kê từ Sở Lao động - Thương binh và Xã hội Phú Thọ, tỉnh hiện có gần 256.000 hồ sơ người có công với cách mạng đang được quản lý và lưu trữ. Đây là loại hồ sơ mật, có giá trị đặc biệt, thường xuyên được theo dõi, quản lý, khai thác đảm bảo thực hiện nghiêm chế độ chính sách ưu đãi theo quy định.

Cán bộ Sở Lao động – Thương binh và Xã hội Phú Thọ trao đổi về việc ứng dụng phần mềm số hóa hồ sơ người có công

Nhằm phần nào bù đắp sự hy sinh anh dũng, cống hiến xương máu vì mục tiêu giải phóng dân tộc, thống nhất đất nước, thời gian qua, công tác xác lập hồ sơ, giải quyết chế độ chính sách đã được Đảng bộ, chính quyền và nhân dân tỉnh Phú Thọ triển khai kịp thời đúng quy định. Tuy nhiên, lâu nay hồ sơ đều được lưu trữ bằng phương pháp thủ công, phần lớn các loại hồ sơ này đã được xác lập từ rất lâu, chất liệu giấy kém, lại được thường xuyên khai thác, tra cứu nên dễ hư hỏng và bắt đầu phân hủy, chữ viết nhòe đi không còn nhìn rõ.

Bên cạnh đó, nhiều tập hồ sơ ố màu, người khai thác dữ liệu nếu có việc cần thiết phải tra cứu thì cũng phải thật nhẹ tay, nếu không sẽ dễ gây hỏng hồ sơ. Do đó, việc tra cứu rất khó khăn, khiến cho việc quản lý, thẩm định hồ sơ cũng như giải quyết chế độ chính sách đối với người có công và thân nhân gặp trở ngại.

Ngoài ra, hồ sơ, tài liệu lưu trữ người có công được hình thành dạng giấy với nhiều chủng loại giấy khác nhau, lưu trữ bằng hình thức truyền thống như lưu theo nhóm đối tượng; lưu theo từng xã, phường, thị trấn của huyện, thành, thị. Bì hồ sơ bằng giấy bìa, từng màu riêng biệt, thông tin trên bì hồ sơ được viết tay thủ công, sắp xếp trên giá, kệ cố định trong kho. Theo thời gian, hồ sơ dần bị mục nát, mối mọt, chữ viết tay bị mờ, kiểu chữ bay bổng khó đọc, sổ theo dõi bị cong vênh do chịu sự tác động lớn về thời tiết, khí hậu và dần bị “lão hóa”…

Xuất phát từ thực tế trên, Sở lao động – Thương binh và Xã hội Phú Thọ đã tiến hành khảo sát, xây dựng phương án đề xuất UBND tỉnh cho xây dựng mới Kho lưu trữ hồ sơ đảm bảo các quy chuẩn, tiêu chuẩn về lưu trữ hồ sơ; triển khai ứng dụng phần mềm số hóa hồ sơ người có công nhằm giúp cho công tác bảo quản hồ sơ và lưu trữ thông tin, dữ liệu trở nên khoa học, thuận tiện trong tra cứu.

Từ năm 2019 đến nay, phần mềm số hóa đã đi vào hoạt động ổn định, cơ bản đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin, giấy tờ phục vụ giải quyết chính sách, chế độ kịp thời, chính xác cao, giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực, kinh phí trong việc bảo quản tài liệu hồ sơ. Dữ liệu còn được phân quyền khai thác và sử dụng đến Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội các huyện, thành, thị trong tỉnh.

Trao đổi với chúng tôi, bà Nguyễn Thị Thu Thủy Trưởng phòng Người có công (Sở Lao động – Thương binh và Xã hội Phú Thọ), cho biết: Nhờ ứng dụng phần mềm số hóa mà mỗi khi duyệt đề xuất về giải quyết các chế độ, chính sách có thể kiểm tra, giám sát chặt chẽ hơn. Bên cạnh đó, công tác cập nhật biến động hồ sơ, tăng, giảm cũng rất thuận lợi, thay vì phải cộng bằng sổ sách như trước thì giờ đây có thể tra cứu, tổng hợp ngay trên máy tính trong khoảng thời gian ngắn. Hơn nữa còn giảm tần suất khai thác hồ sơ giấy, giúp việc lưu giữ hồ sơ gốc nguyên vẹn, tránh thất lạc.

Không chỉ vậy, ứng dụng công nghệ thông tin còn giúp Sở Lao động – Thương binh và Xã hội Phú Thọ cung cấp các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết về lĩnh vực người có công trên hệ thống phần mềm một cửa và dịch vụ công trực tuyến thực hiện tại Trung tâm phục vụ hành chính công của tỉnh. Từ đó giúp người có công và thân nhân thuận lợi trong thực hiện các thủ tục pháp lý cũng như các chế độ chính sách, giảm thời gian đi lại.

“Trước đây, cán bộ làm công tác người có công của ngành Lao động – Thương binh và Xã hội Phú Thọ dù đã bổ sung, chỉnh trang hồ sơ rất nhiều lần, nhưng chỉ là để giữ gìn tốt hơn chứ không thể “làm mới” được vì giấy tờ gốc chỉ có một, không thể thay thế. Hơn nữa, hồ sơ người có công được quản lý theo chế độ mật, có giá trị vĩnh viễn, mang tính nhân chứng lịch sử phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và tri ân những người có công đối với đất nước” - Trưởng phòng Người có công Nguyễn Thị Thu Thủy, chia sẻ.

Đến nay, việc đồng bộ và quy chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thông tin về hồ sơ người có công ở Phú Thọ đã góp phần thực hiện việc quản lý, khai thác, giải quyết chính sách ưu đãi một cách nhanh chóng, hiệu quả. Đặc biệt là giải quyết được nỗi lo thất thoát, hư hỏng hồ sơ người có công, giúp cán bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thuận lợi trong tra cứu thông tin, giải quyết chế độ chính sách cho người có công…